การบ้าน

1.จงอธิบายความหมายของสำนักงาน
ความหมายของสำนักงาน จินตนา บุญบงการ (2536) กล่าวถึงความสำคัญของสำนักงานไว้ 3 ประการ คือ

• เป็นหน่วยงานหนึ่งที่ขึ้นอยู่กับหน่วยงานสำคัญที่ก่อให้เกิดรายได้ หรือผลผลิตขององค์การ
• เป็นหน่วยงานบริการให้ความสะดวกสบาย หมายความว่า เป็นสถานที่ที่ช่วยอำนวยความสะดวกและส่งเสริมให้การปฏิบัติงานดำเนินไปด้วยดี
• เป็นหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลและเอกสาร หมายความว่า สำนักงานเป็นสถานที่ซึ่งทำหน้าที่ควบคุมการดำเนินงานขององค์การโดยอาศัยข้อมูล รายงาน เอกสารต่างๆ เป็นเครื่องมือ

ลิน แอนทิล และคริส แคลร์ (Antill and Clare 1991) กล่าวว่าแม้สำนักงานต่างๆจะมีลักษณะแตกต่างกันไป แต่สำนักงานทั่วไปนั้นทำหน้าที่เหมือนกัน คือ

• รับเอกสารและข้อมูลข่าวสาร จากแหล่งผู้ส่ง
• ประมวลผล หรือดำเนินการและ/หรือเก็บเอกสารและข้อมูลข่าวสาร
• จัดทำผลลัพธ์เพื่อส่งไปให้ผู้รับ

สรุปได้ว่า สำนักงาน คือ

• สถานที่แห่งหนึ่งซึ่งอาจเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ได้
• อาจใช้เป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆ
• เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน
• เพื่อควบคุมการดำเนินงาน โดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือ
• มีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง

2.การจัดการสำนักงานประกอบด้วยกิจกรรมใดบ้าง

ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน มีงานสำคัญที่ต้องปฏิบัติในสำนักงาน 7 ด้าน ดังนี้
1. ด้านบริการผู้บริหาร
1.1 การรับและสนทนาทางโทรศัพท์ ได้แก่
- การรับโทรศัพท์ที่มีบุคคลภายนอกติดต่อเข้ามาภายในหน่วยงาน
- การรับโทรศัพท์กรณีติดต่อผู้บริหาร
- การติดต่อผู้ที่ผู้บริหารต้องการสนทนาด้วยทางโทรศัพท์

1.2 การรับส่งเอกสาร ได้แก่
- การรับเอกสาร รายงาน และข้อมูลข่าวสารต่างๆ ที่มีผู้ส่งมาให้แก่
ผู้บริหาร
- การตรวจรายละเอียดแล้วจัดหมวดหมู่เอกสารเพื่อส่งให้แก่ผู้บริหาร
- การจัดทำเอกสารสำหรับส่งออกไปนอกหน่วยงานให้แก่ผู้บริหาร
1.3 การจัดตารางนัดหมาย
- การจัดตารางนัดหมายให้ผู้บริหารสามารถเข้าร่วมประชุม หรือพบปะกับบุคคลอื่นๆ ได้ตามความต้องการโดยไม่คลาดเคลื่อน

1.4 การจัดเก็บและค้นหาเอกสาร
- เป็นงานที่เกี่ยวกับการนำเอกสารที่ได้รับหรือที่จัดทำขึ้นมาเก็บไว้เป็นหมวดหมู่เพื่อให้สามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็ว
1.5 การจัดการเดินทาง
- เป็นงานที่ต้องจัดตารางและจัดการเดินทางให้ผู้บริหารเพื่อให้เดินทางไปถึงจุดนัดหมายได้โดยรวดเร็ว

2. ด้านข้อมูลและเอกสาร
2.1 การรับและบันทึกการรับเอกสาร หน่วยงานทั่วไปจะมีแผนกที่เป็นจุดแรกสำหรับรับเอกสาร เมื่อรับแล้วจะบันทึกว่าได้รับมาจากหน่วยงานใด เมื่อเวลาเท่าใด
2.2 การส่งเอกสาร คือ การส่งเอกสารที่ได้รับไปยังผู้รับตามที่ปรากฎบนเอกสาร
2.3 การจัดทำเอกสาร หมายถึง การจัดทำเอกสารตามคำสั่งของผู้บริหารหรือผู้เกี่ยวข้อง
2.4 การจัดส่งและบันทึกการส่งเอกสาร หน่วยงานจะต้องบันทึกการส่งเอกสารเอาไว้ว่าส่งเอกสารใด ไปให้ใคร เมื่อใด ใครเป็นผู้รับ
2.5 การจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร เอกสารที่ส่งเข้ามาในหน่วยงานบางอย่างต้องเก็บบันทึกเอาไว้ค้นคืนเป็นระยะเวลานาน แต่บางอย่างก็ไม่ต้องเก็บบันทึก

3. ด้านอาคารสถานที่ พัสดุ และ อุปกรณ์
ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกและปรับปรุงข้อมูลเกี่ยวกับอาคารสถานที่ พัสดุ และอุปกรณ์ต่างๆ ที่ได้จัดซื้อมาไว้ใช้หรือที่มีอยู่แต่เดิม
จุดประสงค์คือ ทำให้ผู้บริหารและพนักงานทราบว่าองค์การและหน่วยงานมีสินทรัพย์หรือทรัพยากรอะไรบ้าง

4. ด้านการจัดการบุคลากร ได้แก่
-งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดหารับสมัคร คัดเลือก และบรรจุพนักงานเข้าทำงานในหน่วยงาน
-รวมทั้งการประเมินผล เลื่อนตำแหน่ง และพัฒนาบุคลากร

5. ด้านการเงินและบัญชี ได้แก่
-งานที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกข้อมูลและสารสนเทศเกี่ยวกับการกำหนดงบประมาณ
-งานรายได้และการรับเงินรายได้ การจ่ายเงิน
-การจัดทำบัญชีเพื่อบันทึกเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

6. ด้านการจัดการประชุม ได้แก่
-การจัดการประชุมต่างๆภายในหน่วยงาน ระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน
-ระหว่างพนักงานด้วยกันเอง
-ระหว่างพนักงานกับผู้บริหารกับลูกค้า
7. งานประชาสัมพันธ์ ได้แก่
-การประชาสัมพันธ์หน่วยงานให้บุคคลภายนอกรู้จักและเข้าใจกิจการของหน่วยงาน
-การจัดทำเอกสารรายงานหลากหลายรูปแบบ อาจเป็นแผ่นพับ หรือรายงานประจำปี

3.การวางแผนสำนักงานจะต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง

• วางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม
• วางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับ-ส่งและจัดทำเอกสาร
• วางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
• วางแผนการจัดหาบุคลากร
• วางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร
• วางแผนการติดต่อสื่อสารภายใน-ภายนอกด้วยโทรศัพท์และโทรสาร
• วางแผนการจัดซื้ออุปกรณ์ เครื่องใช้ วัสดุ
• วางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน

4.สภาพแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งขอสำนักงานมีผลต่อการปฏิบัติงานอย่างไร

ที่ตั้งของสำนักงาน เช่น

• ตั้งอยู่ใกล้ร้านค้าหรือร้านอาหารสำหรับให้บริการพนักงาน
• ตั้งอยู่ในเส้นทางคมนาคมที่สะดวก

การคมนาคม การเดินทางของพนักงานและผู้บริหารมายังสำนักงานนั้นเป็นเรื่องสำคัญมาก

สภาพจิตใจ เช่น ในภาคเอกชนได้จัดตั้งสหภาพแรงงานขึ้นปกป้องพนักงานในสำนักงานและคนงานในโรงงานเพื่อให้ได้รับความเป็นธรรม

5.เทคโนโลยีที่มีใช้ในสำนักงานมีอะไรบ้าง

• ระบบงานพิมพ์ งานด้านเอกสารต่างๆ เช่น พิมพ์แผ่นพับ หรือแบบฟอร์มต่างๆ ได้
• ระบบโทรคมนาคม ระบบสื่อสารหลักของสำนักงานคือ ระบบโทรศัพท์
• ระบบรับส่งและจัดเก็บเอกสาร ส่วนใหญ่ยังใช้การทำงานด้วยมือ เช่น การจัดเก็บเอกสารในตู้เก็บเอกสารซึ่งกินเนื้อที่มาก
• คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล สำนักงานจำนวนมากได้เริ่มนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานมากขึ้น งานส่วนใหญ่ที่ใช้คือ งานพิมพ์เอกสาร งานบันทึก และงานค้นหาข้อมูลข่าวสาร และงานบัญชี
• ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เริ่มนำมาใช้ พ.ศ. 2540 โดยได้รับความนิยมจากประชาชนมาก เป็นเครื่องมือสำหรับการสื่อสารและประชาสัมพันธ์ที่แพร่หลาย และมีประสิทธิภาพ

6.เหตุผลที่หน่วยงานต้องพัฒนาระบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร

เศรษฐกิจ การปฏิบัติงานในสำนักงานทุกวันนี้มีค่าใช้จ่ายมากขึ้นกว่าเดิมมาก ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเงินเดือนบุคลากร หรือเอกสาร ดังนั้น การปรับเปลี่ยนการทำงานให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายน้อยลงจึงเป็นเรื่องจำเป็น
สารสนเทศ แต่เดิมเทคโนโลยีพื้นฐานที่ใช้กันอยู่ในสำนักงานทั่วไปนั้นไม่พอเพียงที่จะจัดการกับปริมาณข้อมูลที่มีมากมายมหาศาล สำนักงานจึงต้องมองหาเทคโนโลยีใหม่ที่จะมารับมือกับปริมาณข้อมูลข่าวสารที่เพิ่มมากขึ้นแบบทวีคูณ

7.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานจำแนกได้กี่ด้าน

การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานจำแนกได้ 4 ด้าน คือ

การประมวลผลข้อมูล เช่น

• งานทำบัญชีต่างๆ
• งานบันทึกการทำงานของบุคลากร
• งานบันทึกรายการซื้อขายสินค้า
• งานพัสดุหรือสินค้าคงคลัง ฯลฯ

การจัดทำสารสนเทศ

• ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System,MIS)
• ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร (Executive Information System, EIS)
• ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (decision Support System, DSS)

การประกอบวิชาชีพ เช่น

• การใช้คอมพิวเตอร์ในงานคำนวณของวิศวกร
• ใช้ในการออกแบบผลิตภัณฑ์ของสถาปนิก หรือนักออกแบบผลิตภัณฑ์
• ใช้ในการบันทึกรายละเอียดของสัญญาต่างๆของนักกฎหมาย

การสนับสนุนผู้บริหาร เช่น

• การบันทึกเวลานัดหมาย
• การจัดทำบันทึกช่วยจำ
• การเรียกค้นหาข้อมูลต่างๆ

8.สำนักงานอัตโนมัติมีประโยชน์อะไรบ้าง

• ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย
• ลดจำนวนคน
• ลดอุปกรณ์สื่อสารที่ไม่จำเป็น
• ลดจำนวนกระดาษ ฯลฯ
• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
• การจัดพิมพ์เอกสาร สามารถใช้เวลาน้อยลงและสะดวกขึ้น
• การดำเนินงานต่างๆ เกี่ยวกับเอกสารและสารสนเทศเป็นระบบมากขึ้น
• ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว
• ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น
• ทำให้รู้สึกว่าตนได้สังกัดทำงานกับหน่วยงานที่มีความก้าวหน้า
• ทำให้เกิดความภาคภูมิใจ
• ทำให้ไม่คิดจะทิ้งหน่วยงานไปทำงานกับที่อื่น
• หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ดี
• สำนักงานอัตโนมัติช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้ปรากฎต่อบุคคลภายนอก
• สร้างความน่าเชื่อถือต่อหน่วยงานอื่นๆ

9.การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโมัติมีกี่วิธีอะไรบ้าง
การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติมี 7 วิธีคือ

1 การศึกษาและวิเคราะห์ระบบ

• การสัมภาษณ์ จากกลุ่มผู้บริหาร กลุ่มพนักงานปฏิบัติการ
• การตอบแบบสอบถาม
• การสังเกตการณ์
• การสำรวจ
• การจัดทำรายงาน

2 การออกแบบระบบ

• การศึกษาเอกสารรายงานวิเคราะห์ระบบปัจจุบัน
• การดำเนินการออกแบบระบบสำนักงานอัตโนมัติ- รูปแบบของสำนักงานอัตโนมัติ- ประเภทของสำนักงานอัตโนมัติ- อุปกรณ์ที่จำเป็น- ระบบสื่อสารเครือข่าย- ระเบียบวิธีปฏิบัติ- ระบบรักษาความปลอดภัย
• จัดทำรายงานออกแบบระบบ

3 การพัฒนาระบบและจัดเตรียมบุคลากร

• การสำรวจและศึกษาข้อมูลเพื่อจัดซื้อจัดหาอุปกรณ์และเทคโนโลยี
• การดำเนินการจัดซื้อ จัดหา หรือจัดจ้าง
• การจัดเตรียมสถานที่
• การจัดฝึกอบรมบุคลากร- การฝึกอบรมก่อนการทำงาน- การฝึกอบรมแบบชี้แจงแนะนำ- การฝึกอบรมระหว่างทำงาน- การฝึกอบรมงานเฉพาะอย่าง- การฝึกอบรมในชั้นเรียน- การฝึกอบรมโดยบริษัทผู้แทนจำหน่าย

4 การทดสอบระบบ

• การทำงานของระบบ
• การปฏิบัติงานของบุคลากร
• ความมั่นคงปลอดภัยของระบบ

5.การติดตั้งเพื่อใช้งานระบบ

• ติดตั้งฮาร์ดแวร์และอุปกรณ์
• ติดตั้งระบบซอฟต์แวร์
• ติดตั้งระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์

6 การปรับเปลี่ยนระบบ มีหลายวิธี แบบคู่ขนาน แบบทันทีทันใด และแบบทีละส่วนงาน

• การกำหนดขั้นตอนในการปรับเปลี่ยนระบบ
• การซักซ้อมความเข้าใจกับผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง
• การควบคุม กำกับ ติดตามปรับเปลี่ยนระบบ
• การแปลงเอกสารข้อมูล

7 การประเมินผล ปรับปรุง และบำรุงรักษาระบบ

• การประเมินผลระบบ 3 ด้าน คือ การปฏิบัติงาน เศรษฐกิจ และผลกระทบ
• การปรับปรุงระบบ
• การบำรุงรักษาระบบ

10.ในการเรียนการสอนมีปัญหาอะไรบ้างจะมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร

ในการเรียนการสอนก็ต้องมีปัญหาบ้างเป็นบางส่วนในบ้างครั้งอาจจะไม่ค่อยเข้าใจในบทเรียนอาจจะงง (หรือมากก็ได้) อาจารย์สอนเร็วไปในบ้างครั้งทำให้ตามไม่ทันบ้างคนที่ไม่เข้าใจในเนื้อหาเรื่องนั้นก็จะไม่สนใจที่จะดูเรื่องต่อไป แต่อย่างน้อยก็เข้าใจเพราะอาจารย์ได้ยกตัวอย่างที่เข้าใจง่ายและใก้ลตัว (ถ้าเนื้อหาเรื่องไหนยากอยากให้อาจารย์ยกตัวอย่างขึ้นมาให้ดูและถ้ามีภาพประกอบด้วยก็น่าจะดีค่ะ)

11.สรุปวิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติเป็นกระบวนการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) มาประยุกต์ใช้ในงานสำนักงาน โดยรวบรวมนำเครื่องมืออุปกรณ์อัตโนมัติและเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ รวมทั้งระบบติดต่อสื่อสารด้านอิเล็กทรอนิกส์ มาประกอบกันทำให้เกิดงานในสำนักงานกลายเป็นงานอัตโนมัติ โดยมีวัตถุประสงค์สำคัญ คือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย (ในระยะยาว) เพิ่มความเร็ว และสร้างความได้เปรียบในเชิงการแข่งขันเพื่อประโยชน์สูงสุดของสำนักงาน ตัวอย่างเครื่องมืออัตโนมัติที่เป็นพื้นฐานในสำนักงานอัตโนมัติ ได้แก่ เครื่องถ่ายเอกสาร โทรสาร ระบบโทรศัพท์ การประชุมทางไกลคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
สำนักงานอัตโนมัติ อาจจะกล่าวในอีกความหมายหนึ่งหมายถึง การสร้างระบบประมวลผลข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ข้อความ เสียง ภาพ เป็นต้น ให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถเก็บและค้นคืนเพื่อนำมาใช้งานได้ตามต้องการ ตลอดจนการบริหารข้อมูลข่าวสารให้สื่อสารได้สะดวกและรวดเร็วโดยใช้เทคโนโลยีการสื่อสารเป็นตัวเชื่อมโยงการสื่อสารภายในองค์กรและนอกองค์กร
สำนักงานอัตโนมัติเป็นการนำเอาเทคโนโลยีมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคนในสำนัก งาน เทคโนโลยีที่นำมาใช้ได้แก่คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ ตลอดจนเทคโนโลยีการสื่อสาร ปัจจุบันการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติในสำนักงานเป็นไปอย่างแพร่หลาย และอาจไม่สมบูรณ์ได้ทั้งหมดและมีแนวโน้มในการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและรวดเร็ว ทั้งนี้เนื่องจาก

• ค่าใช้จ่ายด้านแรงงานในสำนักงานมีเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ โดยเฉพาะด่าแรงงานทำให้ต้องหาทางลดจำนวนคนในการทำงาน
• สภาพทางเศรษฐกิจและสังคมเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและการแข่งขันทางด้านธุรกิจมีมากขึ้น ทำให้ทุกหน่วยงานต้องทำงานแข่งกับเวลา แต่ประสิทธิภาพการทำงานของคนเท่าเดิมซึ่งไม่ทันต่อการขยายตัวทางธุรกิจ
• เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสารเติบโตอย่างรวดเร็วและมีราคาถูกลงทำให้สามารถจัดหานำมาใช้ในงานสำนักงานได้สะดวกขึ้น
• สำนักงานอัตโนมัติสามารถอำนวยความสะดวกและรวดเร็วของการทำงาน ลดอัตราความเสี่ยงจากความผิดพลาด ช่วยให้การบริหารงานทันต่อเหตุการณ์ และเพิ่มความถูกต้องแม่นยำของข้อมูลข่าวสารมากขึ้น